Urząd Gminy Herby Biuletyn Informacji Publicznej

Zarządzenie Nr FN.120.8.2021

Wójta Gminy Herby

z dnia 26 kwietnia 2021 r.

w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości obowiązujących przy realizacji projektu pn. „Modernizacja PSZOK-u w Herbach”

Na podstawie art.10 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U.z 2019r. poz. 351 z późn.zm.)  oraz szczególnych ustaleń zawartych w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2020r. poz.342) zarządzam:

§ 1

Wprowadza się zasady (politykę) rachunkowości w Urzędzie Gminy Herby obowiązujące przy realizacji projektu pn. „Modernizacja PSZOK-u w Herbach” zgodnie z załącznikiem do niniejszego zarządzenia,

§ 2

Zobowiązuje się wszystkich pracowników Urzędu Gminy do przestrzegania i stosowania procedur zawartych w załączniku do niniejszego zarządzenia.

§ 3

Zarządzenie wchodzi z dniem podjęcia.

                                                                                    Załącznik do zarządzenia nr FN.120.8.2021

          Wójta Gminy Herby z dnia 30 kwietnia 2021r.

Nazwa projektu „Modernizacja PSZOK-u w Herbach”

Umowa nr UDA-RPSL.05.02.01-24-0B86/20-00

Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego na lata 2014-2020

Oś Priorytetowa V „Ochrona środowiska i efektywne wykorzystanie zasobów”

Działanie 5.2.1 „Gospodarka ZIT”

§ 1

Zagadnienia ogólne

Beneficjentem projektu jest Gmina Herby. Projekt realizowany jest w Urzędzie Gminy.

W Gminie Herby prowadzona jest oddzielna księgowość dla budżetu oraz jednostki. Gmina posiada jeden rachunek bankowy dla organu i jednostki.

Księgi rachunkowe dla budżetu i dla jednostki prowadzone są komputerowo z wykorzystaniem programu Tensoft – Księgowość Budżetowa i Budżet system ADAS, ewidencja składników majątkowych prowadzona jest w programie Tensoft – Majątek trwały.

Dla realizacji projektu wydzielono w jednostce oddzielny system ewidencji księgowej poprzez rozbudowanie programu komputerowego. 

§ 2

System wydzielenia programu

Dla realizacji projektu został otwarty odrębny rachunek bankowy w Banku Spółdzielczym w Koszęcinie  o numerze 47 8288 0004 2001 0100 0042 0219, z którego będą realizowane operacje finansowe

związane z projektem. Wyciągi bankowe z tego rachunku służą do celów ewidencji w zakresie jednostki. W ramach tego rachunku będą realizowane wszystkie wydatki kwalifikowane objęte zestawieniem rzeczowo-finansowym operacji.

Dofinansowanie projektu w formie dotacji rozwojowej jak i płatności w ramach projektu będą realizowane za pośrednictwem w/w rachunku.

Otrzymana dotacja rozwojowa będzie wpływać na wyodrębniony rachunek i zostanie przekazana na rachunek budżetu Gminy o numerze 64 8288 1014 2001 0100 0042 0004. Z rachunku budżetu będą przekazywane środki na wyodrębniony rachunek Urzędu Gminy celem realizacji projektu.  Przelewy dotyczące realizacji projektu dokonywane są elektronicznie w systemie bankowości elektronicznej.

Do dnia podpisania umowy o dofinansowanie wszystkie  płatności dotyczące projektu Gminy Herby były realizowane z rachunku podstawowego Gminy o nr 64 8288 1014 2001 0100 0042 0004.

Wyodrębniona ewidencja księgowa prowadzona jest na kontach syntetycznych i analitycznych służących do obsługi projektu. W planach kont dla oznaczenia wszystkich operacji związanych z projektem przyjmuje się kod rachunkowy dla kont  księgowych „35”.

Podstawowe zasady ewidencji księgowej wykorzystywane przy realizacji projektu przebiegać będą wg ogólnych zasad polityki rachunkowości przyjętych w Gminie Herby zgodnie z Zarządzeniem Wójta Gminy Herby Nr FN.120.2.2018 z dnia 18 stycznia 2018r.

§ 3

Zasady (polityka) rachunkowości projektu

1.Księgi rachunkowe projektu prowadzi się w siedzibie Urzędu Gminy w Herbach, księgi rachunkowe

   prowadzi się w języku polskim. Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się na podstawie

   dowodów księgowych – dowody źródłowe

            - zewnętrzne – faktury, wyciągi bankowe

            - wewnętrzne – dowody PK, OT, PT

2.Rachunkowość prowadzi się w walucie PLN.

3.Rokiem obrotowym jest rok budżetowy. Najkrótszym okresem sprawozdawczym są poszczególne

   miesiące, za które sporządza się sprawozdanie Rb- 28S oraz sprawozdania rzeczowe

   i rozliczeniowe w terminach wynikających z zawartej umowy w sprawie realizacji projektu wymagane

   przez Instytucję Zarządzającą. Księgi rachunkowe dla realizacji projektu otwiera się wraz z

   wystąpieniem pierwszej operacji podlegającej ewidencji, w nowym roku otwiera się na początek

   roku, ostateczne ich zamknięcie następuje po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego.

4.Zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych sporządza się miesięcznie.

   Po zakończeniu roku sporządza się wydruki na nośnikach elektronicznych.

5.Składniki majątkowe zakupione, wytworzone lub uzyskane w wyniku realizowanego projektu

   przyjmowane są do użytkowania na podstawie wystawianego dokumentu OT, wyceniane są wg cen

   nabycia.

6.Inwentaryzację aktywów i pasywów dla realizowanego projektu przeprowadza się zgodnie z

   zapisami art.26 i art.27 ustawy „o rachunkowości”.

7.Wynik finansowy ustalany jest zgodnie z wariantem porównawczym na koncie 860-Wynik finansowy.

   Wynik finansowy wykonania budżetu gminy wykazywany jest w bilansie z wykonania

   budżetu na koncie 961 –Niedobór lub nadwyżka budżetu. 

8.Ochrona zbiorów ksiąg rachunkowych projektu polega na wykonywaniu kopii bezpieczeństwa na

   płytach CD, stosowany jest system podtrzymywania napięcia (UPS), stosowany jest odpowiedni

   poziom zarządzania dostępem do danych pracowników ( imienne konta użytkowników)

9.Dokumentacja związana z realizowanym projektem przechowywana jest w szafach zamykanych.

   Dostęp bezpośredni do szaf posiadają pracownicy realizujący projekt pod katem rzeczowym oraz

   Finansowym. Dokumentacja księgowa związana z realizowanym projektem stanowi oddzielny zbiór -

   - segregator odpowiednio oznakowany. Dokumenty związane z realizacją projektu będą

   archiwizowane zgodnie z umową o przyznanie pomocy finansowej.   

§ 4

Zasady ewidencji księgowej

Ze względu na możliwości programu Finansowo – Księgowego konta analityczne utworzone dla celów wyodrębnionej ewidencji projektu ( oznaczone kodem „35” ) otrzymają nazwę „Modernizacja PSZOK-u w Herbach  ”.

1. Plan kont  dla  Budżetu ( Organu)

133 – Rachunek budżetu

            01  Rachunek budżetu – dochody

            0035  Dotacja rozwojowa na projekt Modernizacja PSZOK-u w Herbach

02  Rachunek budżetu -wydatki

            0035  Modernizacja PSZOK-u w Herbach

 223 – Rozliczenie wydatków budżetowych

            01 Rozliczenie wydatków

                        0035  Modernizacja PSZOK-u w Herbach

224 – Rozrachunki budżetu

19 – Rozrachunki budżetu

0035 Modernizacja PSZOK-u w Herbach

240 – Pozostałe rozrachunki

01    Pozostałe rozrachunki

0035  Modernizacja PSZOK-u w Herbach

901– Dochody budżetu

            00 Dochody Organu

                        0035  Modernizacja PSZOK-u w Herbach

1. Plan kont dla jednostki – Urzędu Gminy

011 –  Środki trwałe

01    Budynki i lokale

0035 Modernizacja PSZOK-u w Herbach

02 Obiekty inżynierii lądowej i wodnej

0035 Modernizacja PSZOK-u w Herbach

013 – Pozostałe środki trwałe

00 Pozostałe środki trwałe

                 0035 Modernizacja PSZOK-u w Herbach

071 – Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

072 – Umorzenie pozostałych środków trwałych

            01 Umorzenie pozostałych środków trwałych

                 0035 Modernizacja PSZOK-u  w Herbach 

080 – Środki trwałe w budowie (Inwestycje)

            35 Modernizacja PSZOK-u

                        0001 Modernizacja PSZOK-u w Herbach – koszty niekwalifikowane (0)

                        0007 Modernizacja PSZOK-u  w Herbach – koszty kwalifikowane (refund. z UE) (7)

                        0009 Modernizacja PSZOK-u – koszty kwalifikowane (wkład własny) (9)

                        0000 Modernizacja PSZOK-u – koszty niekwalifikowane (wkład własny) (9)

130 – Rachunek bieżący jednostki

02    – Rachunek wydatków

0035 Modernizacja PSZOK-u w Herbach

03    – Rachunek środków dotacji rozwojowej (bez klasyfikacji budżetowej)

0035  Modernizacja PSZOK-u  w herbach

            04 – Rachunek środków na wydatki (bez klasyfikacji budżetowej)

                        0035  Modernizacja PSZOK-u MIF w Herbach

201 – Rozrachunki z dostawcami

35 – Modernizacja PSZOK-u w Herbach

            0001 – pierwszy kontrahent

                        0002 – kolejny kontrahent

223  – Rozliczenie wydatków budżetowych

01 - Rozliczenie wydatków budżetowych

0035 Modernizacja PSZOK-u w Herbach

225 – Rozrachunki z budżetami

01 Rozrachunki z tyt. podatku doch. od osób fizycznych

0035 Modernizacja PSZOK-u w Herbach 

240 – Pozostałe rozrachunki

04 Pozostałe rozrachunki

0035 Modernizacja PSZOK-u w Herbach

400 – Amortyzacja

800 – Fundusz jednostki

            02 Środki z budżetu na inwestycje

                        0035 Modernizacja PSZOK-u w Herbach

            04 Pozostały fundusz jednostki

                        0035 Modernizacja PSZOK-u w Herbach

810 – Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje

            03 Środki z budżetu na inwestycje

                        0035 Modernizacja PSZOK-u w Herbach

W przypadku wystąpienia kont  dla realizacji projektu nie objętych niniejszym zarządzeniem, przyjmuje się zasadę, iż wprowadzenie odpowiedniego konta następuje poprzez wydanie kolejnego zarządzenia Wójta Gminy, najpóźniej w terminie do końca miesiąca, w którym dana operacja wystąpiła.

§ 5

Obieg i kontrola dokumentów

1.Obieg dowodów księgowych (faktur, rachunków i innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej potwierdzających dokonanie wydatków)  rozpoczyna się w momencie złożenia ich lub wpływu drogą pocztową dowodów na kancelarię. Wszystkie dokumenty finansowe po ich zadekretowaniu przez Wójta oraz zarejestrowaniu w rejestrze, przekazywane są głównemu księgowemu. Główny księgowy kieruje je do inspektora ds. księgowości budżetowej, który przykłada odpowiednie pieczęcie obowiązujące przy realizacji projektu oraz wszelkich innych dokumentów księgowych dotyczących wydatków. Pracownik ten niezwłoczne przekazuje dokument pracownikowi, który jest odpowiedzialny merytorycznie za realizację projektu. Pracownik merytoryczny dokonuje opisu dokumentu.

2. Dowody księgowe przed wprowadzeniem do ewidencji podlegają sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.

3. Sprawdzenia merytorycznego dokonuje pracownik ds. pozyskiwania środków zewnętrznych, a formalno-rachunkowego pracownik Referatu Finansów.

4. Sprawdzenie dowodów księgowych pod względem merytorycznym polega na ustaleniu prawidłowości, zgodności z przepisami i celowości operacji gospodarczych, zgodności z zamówieniem /umową/. Opis merytoryczny powinien zawierać informację potwierdzającą zgodność operacji z zawartą umową lub wskazywać podstawę prawną potwierdzającą legalność dokumentu.

5. Po dokonaniu tych czynności dokumenty księgowe są przekazywane do referatu finansowego celem sprawdzenia ich pod względem formalnym i rachunkowym, dokonania dekretacji i przekazania kierownikowi jednostki do zatwierdzenia i zrealizowania wydatku.

6. Pod względem rachunkowym dokument księgowy sprawdza  inspektor ds. księgowości budżetowej. Dokonanie sprawdzenia winno być stwierdzone na dokumencie finansowym podpisem odpowiedzialnego pracownika. Sprawdzenie dowodów pod względem formalno-rachunkowym polega na ustaleniu, czy poszczególne dowody odpowiadają wymogom przepisów ustawy o rachunkowości, czy są kompletne, zostały wystawione w sposób technicznie prawidłowy, czy nie zawierają błędów rachunkowych.

7. Kontrola formalna polega na sprawdzeniu, czy operacja gospodarcza została uznana za prawidłową pod względem merytorycznym czy zawiera wszystkie opisy oraz czy operacja ta mieści się w planie finansowym.

8. Skarbnik Gminy dokonuje wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych z planem finansowym oraz wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

10. Osoby uczestniczące w obiegu danego dokumentu ponoszą wspólną odpowiedzialność za terminowe i należyte ich załatwienie.

11.Dofinansowanie jest przekazywane na rachunek wyodrębniony dla realizacji projektu. Środki te zostaną przekazane na rachunek budżetu. Środki na realizację wydatków objętych projektem będą przekazywane z  rachunku budżetu.